POLITYKA PRYWATNOŚCI GOPET

Postanowienia ogólne

1.(1) „GOPET” oznacza każdą firmę zrzeszoną w grupie GOPET, tj.: GOPET TRANS EOOD, GOPET LOGISTICS EOOD, GOPET OOD, GOPET ROMANIA SRL, GOPET POLAND Sp. z o.o., GOPET TRANS HELLAS IKΕ, GOPET TRANS IBERICA SL, GOPET GLOBAL LOJISTIK TICARET A.S. i/lub całą Grupę. Każda z ww. jednostek jest Administratorem danych osobowych/Procesorem danych osobowych.

(2) “Podmiot danych” oznacza osobę fizyczną, którą można zidentyfikować w sposób pośredni lub bezpośredni, w szczególności poprzez imię i nazwisko, numer PESEL, dane dotyczące lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden albo więcej czynników odnoszących się do fizycznej, genetycznej, psychicznej, ekonomicznej, kulturowej lub społecznej tożsamości danej osoby.

(3) “Dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej („Podmiot danych”), zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

(4) “Administrator danych osobowych” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, agencję lub inny organ, który samodzielnie lub wspólnie z innymi określa cele i środki przetwarzania danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

(5) “Procesor danych osobowych” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, agencję lub inny organ, który przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

W związku ze świadczeniem usług spedycyjnych i transportowych, GOPET przetwarza dane osobowe swoich klientów i podwykonawców, tj. osób fizycznych, a także dane osobowe innych osób fizycznych wymienionych poniżej (dalej: „Podmioty danych”), zgodnie z zasadami przewidzianymi w niniejszej Polityce prywatności oraz z zasadami GOPET (dalej: „Polityka”).

2. Podmiot danych jest upoważniony do składania wniosków i pytań we wszelkich kwestiach dotyczących ochrony danych osobowych pod adresem:

e-mail: privacy@gopettrans.com

korespondencyjnym:

• GOPET TRANS EOOD, GOPET LOGISTICS EOOD: Sofia Region, Sofia Municipality, village of Kazichene 1532, 7 Vega str.;
• GOPET OOD: Sofia Region, Sofia Municipality, village of Kazichene 1532, Bivsh stopanski dvor, Skladova baza Gopet logistics;
• GOPET ROMANIA SRL: Bruxelles Building, Entrance C, Sema Parc, 319L Splaiul Independentei, PC060044, Bucharest, Romania;
• GOPET POLAND SP.Z O.O: ul. Targowa 77a, 90-324 Łódź, Polska;
• GOPET TRANS HELLAS IKE: Xani Adam, Imeros Topos, Aspropirgos 19300, Greece;
• GOPET TRANS IBERICA: Paseo Germanias, 54-1º, 46702 Gandia (Valencia);
• GOPET GLOBAL LOJISTIK TICARET A.S.: Esentepe Mah. Inonu Cad., Kartal Kule No 147/94, 34870 Kartal, Istanbul, Türkiye.

Podmioty danych

3. GOPET ma prawo do gromadzenia i przetwarzania informacji poniższych Podmiotów danych:

• Obecni i potencjalni klienci – osoby fizyczne;
• Reprezentanci klientów;
• Przedstawiciele rządu i organów regulacyjnych;
• Audytorzy i konsultanci;
• Serwery pośredniczące proxy;
• Dostawcy usług i ich przedstawiciele;
• Podwykonawcy, kierowcy i ich prokurenci;
• Agenci celni;
• Brokerzy ubezpieczeniowi;
• Rzeczoznawcy;
• Prawnicy;
• Goście biur Gopet;
• Inne osoby mające kontakt z GOPET lub występujące w sposób bezpośredni lub pośredni dla GOPET.

Kategorie danych osobowych

4. W odniesieniu do Podmiotów danych, przetwarzane przez GOPET kategorie danych osobowych obejmują:

• Dane identyfikacyjne: dane osobowe zgodne z dokumentem tożsamości; numer PESEL lub inny numer identyfikacyjny (dotyczy osób fizycznych), adres (stały, aktualny, korespondencyjny); miejsce urodzenia; wiek; numer dowodu osobistego, narodowość; prawo jazdy; dane paszportowe; Adresy IP itp.;
• Informacje kontaktowe: numery telefonu; numery fax; adresy e-mail; adres do korespondencji; pozostałe dane kontaktowe/korespondencyjne dostarczone przez Podmiot danych itp.;
• Informacje dotyczące: miejsca zatrudnienia, posiadanych certyfikatów, poziomu wykształcenia; dotychczasowych stanowisk; stażu pracy, rekomendacji, doświadczenia zawodowego;
• Informacje dodatkowe dotyczące reprezentantów klientów, podwykonawców oraz pozostałych osób fizycznych, takie jak: dane dotyczące pośredników, ich klientów oraz informacji związanych z przedmiotem pośredniczenia; nazwiska, numery dowodów osobistych, adresy, numery faktur, kwoty zobowiązania, wnioski, oświadczenia, pełnione stanowiska pracy; miejsca zatrudnienia; zdolność do przedstawicielstwa (rodzaj prawnego przedstawicielstwa, pełnomocnictwo, pracodawcy, upoważnienie podmiotu nieposiadającego osobowości prawnej; zmiany wraz z historią zmian w reprezentacji prawnej; pełnomocnictwa; informacje związane z przedstawicielstwem; informacje o cofnięciu lub wygaśnięciu ważności zezwolenia, informacje o właścicielach (gdy osoba prawna lub podmiot nie posiada osobowości prawnej) – w tym: informacje dla partnerów/ akcjonariuszy, liczbę i rodzaj posiadanych akcji/udziałów oraz inne informacje powiązane z powyższym;
• Informacje dotyczące umowy i zobowiązań finansowych: numer umowy wraz z datą jej zawarcia; informacje o rozwiązaniu umowy oraz daty wniesionych do niej zmian; numery faktur wraz z treścią; informacje dotyczące wysokości zobowiązań, informacje 3 odroczonych płatnościach, o dokonanych płatnościach, o spłatach zobowiązań; numer rachunku bankowego klienta; dane związane z ubezpieczeniem; informacje o świadczeniach pieniężnych na rzecz GOPET;
• Informacje dotyczące zgłoszonych roszczeń, powodów zaistniałych szkód, wniosków, petycji oraz dostępnych wiadomości (zapisanych w dowolnym formacie) wraz z pozostałą korespondencją z GOPET, i z informacjami o ich statusie, toku postępowania oraz ich końcowym rezultacie;
• Pozostałe informacje i dokumenty: wszelkie pozostałe informacje i dokumenty (deklaracje; oświadczenia; listy; inwentaryzacje; harmonogramy; certyfikaty; świadectwa; wnioski; protokoły; oficjalne notatki dotyczące skradzionej własności wydane przez uprawnione organy; zamówienia, oświadczenia, deklaracje i inne pisma wydane przez stosowne organy); umowy których Podmioty danych (w tym umowy przedwstępne, umowy najmu itp.) przekazują do GOPET właściwe organy publiczne lub strony trzecie lub które generowane są w procesie wstępnym i/lub zawarcia, wdrożenia, zmiany i rozwiązania umowy z osobą, której dane dotyczą.

Cele przetwarzania danych osobowych

5. GOPET przetwarza dane osobowe na podstawie właściwych przepisów prawa oraz w celach:

• Przestrzegania obowiązków wynikających z przepisów prawa;
• Związanych i/lub niezbędnych do wykonania umów zawartych z GOPET lub do podjęcia odpowiednich kroków na wniosek Podmiotu danych przed zawarciem umowy;
• Związanych z prawnie uzasadnionymi interesami GOPET lub na rzecz stron trzecich;
• W których Podmiot danych udzielił zgody.

6. GOPET przetwarza dane osobowe w celu przestrzegania zobowiązań prawnych, co obejmuje:

• Windykację wierzytelności wobec GOPET, w tym poprzez cesję na rzecz osób trzecich
• Działalność związaną z wykonywaniem usług transportowych i logistycznych;
• Czynności prawne związane z przygotowaniem odpowiedzi i skarg do organu publicznego, udzielanie odpowiedzi na zapytania organu sądowego, przygotowywanie oświadczeń prawnych i dokumentów;
• Pozostałe czynności związane z wypełnianiem obowiązków prawnych (podatkowych, księgowych, regulacyjnych itp.) związane z przekazywaniem/zgłaszaniem informacji właściwym organom państwowym i sądowym oraz pomoc w kontrolach przeprowadzanych przez właściwe instytucje.

7. GOPET przed zawarciem umowy przetwarza dane osobowe w celu związanym z realizacją umowy lub podejmowaniem kroków na wniosek Podmiotu danych, co obejmuje:

• Licytacje, negocjacje, ustalenia, zmiany i wykonanie umowy o świadczenie usług;
• Komunikację związaną z zawarciem umowy, wprowadzonymi zmianami i wykonaniem ustalonych zapisów z umowy.
• Kontrolę skarg i roszczeń dotyczących świadczonych usług transportowych i logistycznych;
• Przetwarzanie, egzekwowanie i zmianę w harmonogramie płatności za świadczone usługi transportowe i logistyczne.

8. GOPET przetwarza dane osobowe związane z prawnie uzasadnionymi interesami GOPET lub na rzecz stron trzecich, co obejmuje:

• Ustanawianie, wykonywanie lub obrona roszczeń prawnych spółek grupy GOPET, w tym w postępowaniu na drodze sądowej, we wnoszeniu odwołań, w dochodzeniu roszczeń i innych związanych z właściwymi organami państwowymi i sądowymi;
• Windykację wierzytelności wobec GOPET, w tym postępowanie egzekucyjne;
• Oddelegowanie działań windykacyjnych na osoby trzecie, na np. firmy windykacyjne;
• Bezpieczeństwo i ochronę mienia.

9. Cele przetwarzania danych osobowych, na które została wyrażona zgoda obejmują:

• Działania marketingowe wraz z ofertowaniem usług GOPET.

Przekazywanie danych osobowych i konsekwencje w przypadku odmowy przekazania danych do GOPET

10. (1) GOPET poinformuje Podmioty danych o polityce prywatności i jej zapisach, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie ochrony danych osobowych oraz ustawodawstwem krajowym, obowiązującymi prawami, obowiązkami i ograniczeniami. Należy jednoznacznie zdefiniować warunki oraz dane i/lub dokumenty, które są obowiązkowe lub które wynikają z umowy; wskazać które dane są dobrowolne oraz ustalić konsekwencje odmowy podania danych.

(3) Odmowa dostarczenia informacji i dokumentów określanych jako obowiązkowe może stanowić znaczne utrudnienie w zawarciu umowy z GOPET, związanej z realizacją wniosków, podań, petycji, roszczeń itp. będzie podstawą do zwolnienia GOPET z odpowiedzialności z tego tytułu.

(4) Podmioty danych nie przekazują GOPET żadnych szczególnych kategorii danych osobowych, w rozumieniu art. 9 i 10 Rozporządzenia (tj. dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, dane biometryczne, dane na temat zdrowia lub życia seksualnego, dane dotyczące orientacji seksualnej, dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa lub związanych z nimi środków bezpieczeństwa).

Pozostałe źródła danych osobowych

11. W niektórych przypadkach dane osobowe przetwarzane przez GOPET nie są gromadzone ani uzyskiwane bezpośrednio od Podmiotu danych, ale od stron trzecich, takich jak:

• Klienci lub przedstawiciele klientów;
• Dostępne rejestry publiczne (takie jak rejestr handlowy, rejestr nieruchomości, zestawienia publiczne itp. powiązane)
• Wyspecjalizowane platformy internetowe;
• Świadkowie;
• Dostawcy usług;
• Giełda transportowa;
• Władze państwowe i gminne;
• Podwykonawcy i wykonawcy GOPET.

Przetwarzanie informacji dla Podmiotu danych przez osoby trzecie – osobistych Administratorów danych

12. (1) GOPET jest uprawniony do przeniesienia działań związanych z przetwarzaniem danych osobowych Podmiotów danych na osoby trzecie do celów określonych w niniejszej Polityce prywatności oraz w Ogólnych warunkach, mających zastosowanie w umowach transportu/spedycji – przetwarzanie danych osobowych zgodnie z wymogami Rozporządzenia i innymi przepisami mającymi zastosowanie w ochronie danych osobowych.

(2) Przekazanie danych osobowych Podmiotów danych i przetwarzanie ich przez Procesorów danych osobowych odbywa się wyłącznie w zakresie i w ramach usług niezbędnych do realizacji zadań, powierzonych im przez GOPET.

(3) Procesorzy danych osobowych działają w imieniu GOPET i są zobowiązani do przetwarzania danych osobowych wyłącznie w ścisłej zgodności z instrukcjami GOPET i nie mają prawa do wykorzystywania lub przetwarzania w jakikolwiek inny sposób informacji o Podmiotach danych, w celach inne niż te określone w niniejszej Polityce.

Kategorie odbiorców danych osobowych

13. GOPET zobowiązuje się nie ujawniać danych osobowych Podmiotów danych w związku ze świadczonymi usługami, a także nie przekazywać zebranych informacji stronom trzecim, za wyjątkiem następujących przypadków:

1. 1. Gdy jest to konieczne do realizacji działań GOPET zgodnie z obowiązującym prawem:
      • • dotyczy stosownych władz państwowych i gminnych;
   2. Gdy jest to wyraźnie zawarte w Polityce i Ogólnych warunkach umowy transportowej/spedycyjnej
   3. Gdy jest to konieczne do zawarcia umowy, wprowadzenia do niej zmian lub też do wykonania lub rozwiązania umowy, co dotyczy:
      • • banków i dostawców usług płatniczych (np. na potrzeby dokonania płatności pomiędzy GOPET a Klientami );
        • operatorów pocztowych i kurierów;
        • przewoźników promowych, agentów, pośredników;
        • notariuszy;
        • giełdy transportowej;
        • agentów ubezpieczeniowych;
        • konsultantów i audytorów;
        • zewnętrznych podwykonawców związanych z realizacją umowy;
        • firm windykacyjnych odpowiedzialnych za dochodzenie roszczeń;
        • partnerów i kontrahentów GOPET.
   4. Gdy Podmiot danych wyraził zgodę na przekazanie swoich danych osobowych:
      • • a. partnerom biznesowym GOPET;
        • b. innym osobom, przewidzianym w odpowiedniej zgodzie.
   5. Gdy na względzie jest ochrona prawa lub zachowanie zasadnych interesów GOPET, osób trzecich lub Podmiotów danych.
   6. W innych przypadkach zawartych w przepisach prawa.

Okres przechowywania danych

14. (1) Okres przechowywania danych przez GOPET powiązany jest z celami i podstawami przetwarzania aż do momentu osiągnięcia odpowiednich celów, zgodnie z zasadą „ograniczenia przechowywania”.

Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

15. (1) W związku z przetwarzaniem danych osobowych, każdemu Podmiotowi danych przysługuje szereg uprawnień, przyznanych na mocy Rozporządzenia:

• Prawo do udzielenia informacji nt. swoich danych osobowych;
• Prawo do uzyskania dostępu do swoich danych osobowych:
• Prawo do ich sprostowania
• Prawo do ich usunięcia
• Prawo do ograniczenia ich przetwarzania
• Prawo do powiadamiania osób trzecich
• Prawo do przenoszenia swoich danych
• Prawa do zautomatyzowanego przetwarzania, w tym profilowania;
• Prawo do wycofania zgody na przetwarzanie swoich danych;
• Prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych.

16. (1) Podmiot danych może skorzystać ze swoich praw związanych z ochroną danych osobowych składając odpowiedni wniosek w formie pisemnej do właściwego inspektora ochronydanych – wiosek złożony osobiście przez Podmiot danych lub na podstawie pisma potwierdzonego notarialnie przesłanego pocztą.

(2) Podmiot danych może skorzystać z przysługujących mu praw związanych z danymi osobowymi, osobiście lub przez upoważnioną przez niego osobę (na podstawie pełnomocnictwa notarialnego).

Prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego

17. Każdy Podmiot danych ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego w państwie członkowskim (UE/EOG), w swoim miejscu zamieszkania, w miejscu pracy lub w miejscu domniemanego naruszenia przepisów prawa w celu ochrony swoich danych osobowych i jeżeli uważa, że przetwarzanie jego danych osobowych jest sprzeczne z Rozporządzeniem lub innymi mającymi zastosowanie wymogami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Niniejsza Polityka prywatności została opracowana przez GOPET w celu wypełnienia obowiązków związanych z udzielaniem informacji Podmiotom danych, zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. oraz w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodnym przepływem takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne rozporządzenie w sprawie ochrony danych).